School administrationમાં Record Keepingનું વિશેષ મહત્વ છે. General Register, Dead Stock Register, Student Attendance, Result Records, School Committee Proceedings, Circular Files અને financial records જેવા documents ભવિષ્યમાં verification, inspection અને administrative work માટે જરૂરી બની શકે છે.
School Record Preservation Period – Quick Table
| Record Category | ગુજરાતી વર્ગ | Preservation Period |
|---|---|---|
| Permanent Records | વર્ગ – અ | કાયમી |
| Long-Term Records | વર્ગ – બ | 35 Years |
| Important Records | વર્ગ – ક | 10 Years |
| Administrative Records | વર્ગ – ડ | 5 Years |
| Short-Term Records | વર્ગ – ઈ | 1 Year |
1. Permanent School Records – કાયમી સાચવવાના દફતર
વર્ગ “અ”માં એવા important school recordsનો સમાવેશ કરવામાં આવ્યો છે જે Permanent Record તરીકે સાચવવાના દર્શાવવામાં આવ્યા છે.
- વયપત્રક / ઉમરવારી / General Register / સામાન્ય રજીસ્ટર
- Inward Register – આવક રજીસ્ટર
- Dead Stock Register – ડેડસ્ટોક રજીસ્ટર
- Outward Register – જાવક રજીસ્ટર
- હુકમોની File
- પગાર પહોંચ / Pay Record
- મુલાકાતપોથી / Visit Book
2. Records to Preserve for 35 Years – 35 વર્ષ સુધી સાચવવાના દફતર
વર્ગ “બ”માં Office Keeping material અનુસાર નીચેના recordsનો સમાવેશ થાય છે:
- અન્ય શાળામાંથી આવેલ Leaving Certificates (L.C.)ની File
- વાલી Slip File
- School Fund Account / રોજમેળ / શાળાનિધિ / સાદિલ ખર્ચ
- Contingency Account
- Visit Book / શેરોપોથી
- સિક્કા Register
- Circular File / પરિપત્ર સંગ્રહ
3. Records to Preserve for 10 Years – 10 વર્ષ સુધી સાચવવાના દફતર
વર્ગ “ક”ના records માટે materialમાં 10 Years preservation period દર્શાવવામાં આવ્યો છે.
- નિરીક્ષક અધિકારી / તપાસણી અમલદારની Instruction Book
- શાળા છોડ્યા બાબતના દાખલા / આપેલ Certificatesની File
- Age Certificate / જન્મતારીખના દાખલા આપ્યાની File
- Annual Result Records – વાર્ષિક પરિણામપત્રકો
4. Records to Preserve for 5 Years – 5 વર્ષ સુધી સાચવવાના દફતર
વર્ગ “ડ”માં regular school administration સાથે સંબંધિત અનેક important registers અને filesનો સમાવેશ કરવામાં આવ્યો છે.
- Head Teacher / Principal Log Book
- સૂચના Book / Teachers Instruction Book
- Teachers Daily Attendance Register
- Monthly Statement File
- Charge Handover / Takeover Report File
- Movement Register
- School Library Issue Register
- Dispatch Book / ટપાલ રવાનગી Book
- Fee Receipt
- Scholarship Payment Receipt
- Annual Report
- Leave Report
- Parent Contact Register
- Institutional Planning
- Student Attendance Records
- Correspondence File / પત્રવ્યવહાર File
- School Committee Proceedings Book
5. Records to Preserve for 1 Year – 1 વર્ષ સુધી સાચવવાના દફતર
વર્ગ “ઈ”માં comparatively short-term recordsનો સમાવેશ કરવામાં આવ્યો છે.
- Curriculum Planning – અભ્યાસક્રમ આયોજન
- Textbook Distribution Record
- Student Answer Books – વિદ્યાર્થીની ઉત્તરવહી
- માંગણીપત્રક
- Student Progress / યોગ્યતાદર્શક પત્રક
- દૈનિક નોંધપોથી
- Student Tour Account File
- સામૂહિક પ્રવૃત્તિઓની રોજનીશી
- Studentsને વિતરણ કરેલ સામગ્રીની File
- પ્રવેશપાત્ર બાળકોનું પત્રક
- અન્ય categoryમાં સમાવેશ ન થયો હોય તેવા સંબંધિત records
Why is School Record Keeping Important?
Proper School Record Management માત્ર office work પૂરતું મર્યાદિત નથી. School records શાળાની administrative history, studentsની information, financial transactions અને વિવિધ educational activitiesની નોંધ સાચવી રાખવામાં મદદ કરે છે.
Inspection અથવા verification દરમિયાન concerned authorityને જરૂરી records રજૂ કરવાની જરૂર પડી શકે છે. તેથી Head Teacher અને record-in-charge teacherએ registers updated, readable અને systematically arranged રાખવા જોઈએ.
Important Links – PDF & Teacher Resources
| Important Resource | Details | Direct Link |
|---|---|---|
| School Office Keeping PDF | School Records, Registers & Office Management Reference | View PDF |
| AiToolCluster | Education Updates, Teacher Resources, School Documents & Digital Tools | Visit Website |
Before Destroying Old School Records
ખાસ કરીને audit, inquiry, court matter, financial verification, student certificate dispute અથવા અન્ય pending administrative matter સાથે જોડાયેલ record હોય તો record destroy કરતાં પહેલાં concerned authorityનું guidance મેળવવું યોગ્ય છે.
Frequently Asked Questions (FAQ)
School recordsનું systematic management દરેક શાળા માટે મહત્વપૂર્ણ છે. ઉપલબ્ધ Office Keeping material અનુસાર recordsને Permanent, 35 Years, 10 Years, 5 Years અને 1 Year એમ અલગ preservation categoriesમાં classify કરવામાં આવ્યા છે.
Teachers અને Head Teachers માટે આ classification school office records ગોઠવવા માટે useful reference બની શકે છે. સાથે જ record preservation અથવા disposal અંગે કોઈ newer Government Order, Circular અથવા competent authorityની instruction હોય તો તેને priority આપવી જરૂરી છે.
More useful education updates: AiToolCluster – Education, Teacher Resources & Digital Learning
COMMENTS (0)
Be the first to comment!
Leave a Comment